自治会の会計を電子化する方法｜Excel・クラウドで効率化

執筆者:

自治会運営おたすけ帳編集部

カテゴリ:

自治会デジタル化

自治会会計を紙の帳簿や電卓だけで管理していると、集計や決算書作成に時間がかかります。

Excelやクラウドを活用すれば、毎日の収支入力から決算集計までを効率化できます。

自治会会計を電子化するとできること

作業	電子化によるメリット
帳簿入力	入力内容を自動計算できる
科目別集計	関数や表で自動集計できる
予算比較	予算額と実績を並べやすい
決算書	帳簿データから転記しやすい
引き継ぎ	データを次年度へ渡しやすい

まずExcelから始める方法

最も始めやすいのは、Excelなどの表計算ソフトで帳簿を作る方法です。

列	入力例
日付	4月10日
内容	自治会費
科目	会費収入
収入	3,600円
支出	0円
備考	○班分

入力形式を毎年統一しておけば、役員が交代しても使いやすくなります。

クラウドを使う方法

役員間で同じファイルを共有したい場合は、Googleドライブなどのクラウドストレージを使う方法があります。

ただし、誰でも編集できる状態にするのではなく、閲覧・編集権限を必要な役員だけに限定しましょう。

資料共有の具体的な方法は、自治会でGoogleドライブを使う方法｜役員間の資料共有を効率化も参考にしてください。

電子化しても領収書管理は必要

帳簿を電子化しても、支出内容を確認できる領収書やレシートなどの管理が不要になるわけではありません。

紙で保管するほか、必要に応じてスキャンして整理する方法もあります。

バックアップを作る

方法	特徴
パソコンのみ	故障時に失う可能性がある
USB等	簡単だが紛失に注意
クラウド	複数端末から利用しやすい
複数保存	データ消失リスクを減らしやすい

自治会の資料全体をデジタル化したい場合は、自治会の資料をデジタル化する方法も参考になります。

個人情報を入れすぎない

会費管理などで世帯情報を扱う場合は、必要以上の個人情報を同じファイルに入れないようにしましょう。

名簿管理については、自治会の名簿をデジタル化する方法｜管理するときの注意点で詳しく扱います。

担当者しか使えない表にしない

複雑な関数やマクロを使いすぎると、作成者が交代したあとに誰も修正できなくなることがあります。

入力欄を固定する
科目名を統一する
説明シートを付ける
前年データを残す

まとめ

自治会会計の電子化は、高額なシステムを導入しなくてもExcelなどから始められます。

まず日々の収支を共通フォーマットに入力し、科目別集計と予算比較を自動化するだけでも会計担当者の負担を減らせます。

会計業務全体の効率化については、自治会の会計を効率化する方法もあわせて確認してください。