自治会でGoogleフォームを活用する方法｜アンケートや出欠確認を効率化

執筆者:

自治会運営おたすけ帳編集部

カテゴリ:

自治会デジタル化

自治会でアンケートやイベントの出欠確認を紙で行うと、配布・回収・集計に手間がかかります。

Googleフォームを使えば、スマートフォンやパソコンから回答してもらい、結果を自動的に集計できます。

自治会でGoogleフォームを使える場面

用途	具体例
アンケート	自治会活動への意見募集
出欠確認	夏祭り・防災訓練・総会など
参加申込	イベントの参加者募集
役員確認	会議日程の希望調査
意見募集	規約改正や行事見直しなど

Googleフォームを使う基本的な流れ

手順	内容
1	Googleフォームを作成する
2	質問項目を設定する
3	回答用URLを取得する
4	LINE・メール等で配信する
5	回答結果を確認する

出欠確認の例

氏名または世帯名
参加・不参加
参加人数
子どもの人数
連絡事項

必要な情報だけを入力してもらうようにすると、回答者の負担を減らせます。

紙との併用も検討する

スマートフォンを使わない住民もいるため、すべてをGoogleフォームに統一する必要はありません。

対象	方法例
オンライン利用者	Googleフォーム
紙を希望する世帯	紙の回答票
回答がない世帯	必要に応じて個別確認

個人情報を集めすぎない

フォームだから簡単に項目を増やせる一方、必要以上の個人情報を集めないように注意が必要です。

住所、生年月日、電話番号など、本当に必要な情報なのかを確認してから項目を設定します。

個人情報管理については、自治会の個人情報管理｜名簿を作るときの注意点も参考にしてください。

回答結果を共有するときの注意

回答結果には個人情報が含まれる場合があります。

スプレッドシートを「リンクを知っている人全員が閲覧可能」にするなど、必要以上に公開しないようにしましょう。

LINEと組み合わせると便利

フォームのURLをLINEで配信すれば、住民は通知からそのまま回答できます。

LINE導入については、自治会でLINEを導入する方法も参考になります。

回答後の集計を自動化する

Googleフォームの回答は自動で集計され、Googleスプレッドシートへ連携することもできます。

人数を数える、回答を転記するといった作業を減らせることが大きなメリットです。

まとめ

Googleフォームは、自治会のアンケートや出欠確認を効率化する手軽な方法です。

まずはイベントの出欠確認など、回答項目が少ない用途から始めると導入しやすいでしょう。

役員間で回答データや資料を共有する場合は、自治会でGoogleドライブを使う方法もあわせて確認してください。