自治会の会計担当になったものの、「会計年度とは何か」「いつ予算や決算を作ればいいのか分からない」という人もいるでしょう。
自治会のお金の管理は、1年間を一つの区切りとして予算、日々の収支管理、決算、監査、総会での報告という流れで進めると整理しやすくなります。
自治会の会計年度とは
会計年度とは、自治会の収入と支出を一定期間ごとに区切って管理するための期間です。
例えば4月1日から翌年3月31日までを会計年度としている自治会であれば、その期間の自治会費などの収入と、行事費や防災費などの支出をまとめて管理します。
実際の会計年度は自治会によって異なるため、まず規約や会計規程、過去の決算書を確認してください。
自治会会計の年間の流れ
| 段階 | 主な作業 |
|---|---|
| 1. 予算 | 1年間の収入・支出を見積もる |
| 2. 会費徴収 | 自治会費などを集める |
| 3. 日常会計 | 収入・支出を帳簿へ記録する |
| 4. 年度末確認 | 帳簿・通帳・領収書などを確認する |
| 5. 決算 | 1年間の収支をまとめる |
| 6. 会計監査 | 帳簿や証拠書類などを確認する |
| 7. 総会 | 決算等を会員へ報告する |
年度開始前に予算を考える
予算では、次年度にどの程度の収入があり、どの活動にいくら使う予定なのかを整理します。
| 収入の例 | 支出の例 |
|---|---|
| 自治会費 | 行事費 |
| 補助金 | 防災費 |
| 寄付金等 | 広報費 |
| 繰越金 | 会議費 |
| その他収入 | 備品費 |
具体的な作成方法は、自治会の予算書の作り方｜項目・金額の決め方を解説で詳しく紹介します。
年度中は収入と支出をその都度記録する
決算直前に1年分をまとめて整理しようとすると、何に使ったお金なのか分からなくなりやすいため、収支が発生するたびに記録するのが基本です。
- 日付
- 内容
- 収入額
- 支出額
- 該当する予算項目
- 領収書などの有無
会計作業そのものを効率化したい場合は、自治会の会計を効率化する方法も参考にしてください。
年度末には決算を作成する
会計年度が終了したら、その年度に実際にいくら収入があり、いくら支出したのかを集計します。
予算額と実績額を並べておくと、「予定より支出が多かった項目」なども把握しやすくなります。
詳しい作成方法は、自治会の決算書の作り方｜分かりやすい会計報告のポイントで解説します。
決算後に会計監査を行う
自治会の規約などで監査が定められている場合は、決算内容について会計監査を行います。
一般的には、帳簿、通帳、領収書、決算書などを照合し、収支が適切に記録されているかを確認します。
監査の具体的な確認ポイントについては、自治会の会計監査とは？仕事内容と確認するポイントを参考にしてください。
総会に向けて余裕のある日程を組む
年度末は、決算だけでなく監査や総会資料作成も重なります。
| 時期 | 作業例 |
|---|---|
| 年度終了前 | 帳簿・領収書の整理 |
| 年度終了直後 | 収支の確定・決算書作成 |
| 決算作成後 | 会計監査 |
| 総会前 | 決算書・予算書等を総会資料へ掲載 |
| 総会 | 会員へ報告・必要な議決 |
まとめ
自治会会計は、予算、日々の収支管理、決算、監査、総会という一連の流れで考えると分かりやすくなります。
会計担当になったら、最初に自治会の会計年度と年間スケジュールを確認しましょう。
次に取り組む場合は、自治会の予算書の作り方と自治会の決算書の作り方を確認しておくと、年間の会計業務をさらに具体化できます。