自治会の役員会議事録の作り方｜記録しておきたい項目

自治会の役員会では、後になって「誰が担当することになったのか」「前回は何を決めたのか」が分からなくなることがあります。

こうした問題を防ぐために役立つのが議事録です。

議事録は発言を一字一句記録するものではなく、役員が後から重要事項を確認できるようにすることが大切です。

自治会役員会の議事録に記録したい項目

議事録は「決定事項」を分かりやすくする

議事録で特に重要なのは、話し合いの経過よりも「最終的に何が決まったのか」です。

例えば、次のように記録します。

この形式なら、次回の役員会でも進捗を確認しやすくなります。

発言をすべて記録しなくてもよい

役員会の議事録を作る負担が大きくなる原因の一つが、すべての発言を書こうとすることです。

通常の役員会の記録では、議論の要点と結論を中心に整理する方法が実用的です。ただし、自治会の規約等で記録方法が定められている場合や、重要な意思決定を記録する場合は、それに合わせて必要な内容を残してください。

議事録作成を担当する人を決める

毎回「今日は誰が書くのか」を決めるより、あらかじめ担当方法を決めておくとスムーズです。

議事録のフォーマットを固定する

毎回ゼロから議事録を作る必要はありません。

会議名、日時、出席者、議題、決定事項、担当者、期限などの欄をあらかじめ作ったテンプレートを用意しておけば、記録作業を大幅に簡略化できます。

役員会自体を効率化したい場合は、自治会役員会の進め方｜会議を短時間で効率的にする方法も参考になります。

議事録の保存方法を決めておく

作成した議事録は、次年度以降の役員も確認できるように保存します。

• 年度ごとにファイルへ綴じる
• パソコンの年度別フォルダに保存する
• 役員用の共有フォルダへ保存する

デジタル資料の共有については、自治会でGoogleドライブを使う方法も参考にしてください。

個人情報の記載には注意する

住民からの相談やトラブルについて役員会で話し合う場合、議事録に必要以上の個人情報を残さないことも重要です。

氏名や住所などを記載する必要があるのかを検討し、議事録を閲覧できる人や保存場所も決めておきましょう。

自治会の個人情報管理については、自治会の個人情報管理｜名簿を作るときの注意点もあわせて確認してください。

まとめ

自治会役員会の議事録は、発言をすべて記録することより、「何を話し合い、何が決まり、誰がいつまでに対応するのか」を残すことが重要です。

まずは共通の議事録フォーマットを作り、毎回同じ形式で記録するところから始めてみましょう。

作成した議事録を引き継ぎ資料として整理しておけば、自治会役員の引き継ぎにも活用できます。