自治会でGoogleドライブを使う方法｜役員間の資料共有を効率化

自治会の資料を「前会長のパソコンにしかない」「USBメモリがどこにあるか分からない」という状態にすると、役員交代のたびに引き継ぎが大変になります。

Googleドライブなどのクラウドストレージを使えば、役員間で共通の資料を共有しやすくなります。

Googleドライブで共有できる自治会資料

最初にフォルダ構成を決める

資料を何でも同じ場所へ保存すると、すぐに探しにくくなります。

共有フォルダを使う

自治会資料を特定の役員個人だけが管理すると、その人が退任したときに資料へアクセスできなくなる可能性があります。

できるだけ役員間で共有するフォルダを作り、必要な人だけにアクセス権限を設定しましょう。

権限を分ける

全員に必要以上の編集権限を与えないことも大切です。

個人情報を含む資料は分ける

自治会名簿や住民からの相談記録などは、一般的な行事資料とは分けて管理しましょう。

個人情報管理については、自治会の名簿をデジタル化する方法も参考になります。

ファイル名を統一する

「最新版」「最新版2」「最終版」などの名前が増えると、どれを使えばよいのか分からなくなります。

例えば「2026年度_総会資料」「2026-08_役員会議事録」のように年度や日付を付けると整理しやすくなります。

役員交代時に権限を変更する

引き継ぎについては、自治会役員の引き継ぎチェックリストも確認してください。

紙の資料も一度に全部電子化しなくてよい

過去何十年分もの紙資料を一度にスキャンすると大きな作業になります。

まず今後使う資料や今年度の資料からデジタル化し、必要に応じて過去資料を追加する方法が現実的です。

資料全体のデジタル化については、自治会の資料をデジタル化する方法で詳しく解説します。

まとめ

Googleドライブを使えば、自治会資料を特定の役員のパソコンだけに保存する状態を減らし、役員間で共有しやすくなります。

まず「総会・役員会・会計・行事・防災・引き継ぎ」などの共通フォルダを作り、必要な役員だけに権限を付けるところから始めましょう。

自治会全体のデジタル化については、自治会のデジタル化とは？メリット・進め方・おすすめのツールも参考にしてください。