自治会の役員会は、全員が同じ日時・場所に集まることが負担になる場合があります。オンライン会議を取り入れれば、自宅などから参加でき、移動時間も削減できます。
一方、すべての会議をオンラインにする必要はありません。対面とオンラインを内容によって使い分けることがポイントです。
オンライン会議が向いている自治会の会議
| 会議・用途 | 向き・不向き | 理由 |
|---|---|---|
| 定例役員会 | 向いている | 定期的な報告や確認を行いやすい |
| 短時間の打ち合わせ | 向いている | 集合する時間を削減できる |
| 資料の確認 | 向いている | 画面共有を利用できる |
| 複雑な意見調整 | 場合による | 対面の方が話し合いやすい場合がある |
| オンライン操作に不慣れな人が多い会議 | 工夫が必要 | 参加方法のサポートが必要になる |
オンライン会議を始める手順
| 手順 | 行うこと |
|---|---|
| 1 | 使用するオンライン会議サービスを決める |
| 2 | 役員が利用できるか確認する |
| 3 | 会議日時と参加方法を案内する |
| 4 | 議題・資料を事前共有する |
| 5 | 当日の進行役を決める |
| 6 | 決定事項を議事録に残す |
初回は接続テストを行う
初めて利用する場合は、本番の役員会とは別に短時間の接続テストを行うと安心です。
- 会議URLを開けるか
- マイクから音声が聞こえるか
- カメラのオン・オフができるか
- ミュート操作ができるか
- 資料を画面上で確認できるか
会議資料は事前に共有する
オンライン会議でも、当日になって初めて資料を見る状態では会議が長くなります。議題と資料を事前に共有し、「当日は何を決めるのか」を明確にしておきましょう。
資料共有には、自治会でGoogleドライブを使う方法も参考になります。
オンラインでも会議を短くする工夫が必要
オンラインにしただけでは会議時間は短くなりません。議題ごとに「報告」「相談」「決定」のどれなのかを明確にすると進行しやすくなります。
| 議題 | 目的 | 時間例 |
|---|---|---|
| 前回確認 | 報告 | 5分 |
| 行事準備 | 相談・決定 | 15分 |
| 会計報告 | 報告 | 5分 |
| 次回予定 | 確認 | 5分 |
役員会そのものの効率化については、自治会役員会の進め方も参考にしてください。
オンライン参加できない人への配慮
自治会では、スマートフォンやパソコンの操作に慣れていない役員がいることも考えられます。そのため、「オンライン会議に参加できない人は役員会に参加できない」という仕組みにするのは避けた方がよいでしょう。
例えば、対面会場も用意してオンライン参加者と接続する方法や、重要な会議だけ対面にする方法があります。
決定事項は議事録に残す
オンライン会議でも、決定事項、担当者、期限などを記録しておくことが重要です。会議終了後に簡潔な議事録を共有すると、「誰が何をするのか」が明確になります。
具体的な記録方法は、自治会の役員会議事録の作り方で確認できます。
まとめ
オンライン会議は、役員の移動や集合の負担を減らす有効な方法です。ただし、全員にオンライン参加を強制するのではなく、役員の利用環境に合わせて対面会議と組み合わせることが大切です。
まずは通常の役員会すべてを変更するのではなく、短時間の打ち合わせなどから試してみるとよいでしょう。自治会全体の役員負担を見直したい場合は、自治会役員の負担を減らす方法も参考にしてください。