自治会が避難所運営をするときの具体的な手順｜開設から受付・生活支援まで

災害が発生し、地域の避難所が開設されることになったとき、自治会や自主防災組織が避難所運営に協力するケースがあります。

しかし、実際の災害時に「とりあえず避難者を受け入れてから考える」という進め方では、受付が混乱したり、誰が何を担当するのか分からなくなったり、必要な物資や支援が把握できなくなったりするおそれがあります。

そこでこの記事では、自治会が避難所運営に協力するときに、開設準備から受付、生活支援、物資管理、自治体への報告まで何をすればよいのかを、実際の流れに沿って具体的に解説します。

記事の後半には、避難所でそのまま印刷して手書きで使えるExcel様式もまとめています。平時の防災訓練にも利用できます。

自治会が避難所運営で行うこと

避難所運営というと「避難者の受付」をイメージしやすいですが、実際には多くの作業があります。

• 施設や周辺の安全確認
• 避難所内の使用場所・立入禁止場所の整理
• 受付の設置
• 避難者の把握と名簿管理
• 要配慮者への支援
• トイレ・衛生・寝床など生活環境の整備
• 食料・水・生活物資の管理
• 避難者への情報提供
• 避難所内の生活ルールの周知
• 自治体との連絡・状況報告

これらを少人数の役員だけで抱えるのではなく、避難所の状況や人員に応じて担当を分けて運営していくことが重要です。

避難所運営の基本的な流れ

手順1　施設と周辺の安全を確認する

避難者が集まってきても、すぐに建物内へ誘導するのではなく、まず施設と周辺の状況を確認します。

自治会役員が専門的な建物の安全判定を行うという意味ではありません。目視で明らかな危険がないかを確認し、判断できない異常がある場合は施設管理者や自治体へ確認します。

確認しておきたい主な項目

• 周辺で火災や浸水などが発生していないか
• 建物に大きなひび割れや傾きなどがないか
• 天井・照明・窓ガラスなどに落下の危険がないか
• 出入口や避難経路を安全に使用できるか
• 電気・水道・トイレを使用できるか
• 施設内に危険な場所がないか
• 立入禁止にすべき場所がないか

危険箇所を見つけた場合は、単に口頭で伝えるだけでなく、ロープや掲示などで立ち入らないことが分かるようにします。

手順2　避難者が入る前に使用場所を決める

避難者が建物内へ入った後で居住場所や通路を変更するのは大変です。できるだけ受入開始前に、施設内を大まかに区分します。

最低限決めておきたい場所

• 受付
• 一般の居住スペース
• 通路
• 要配慮者に配慮したスペース
• 体調不良者等への対応場所
• 運営本部
• 物資の保管場所
• 物資の配布場所
• ごみ集積場所
• 立入禁止区域
• 必要に応じたペットの受入場所

特に通路は、避難者が増えてから確保しようとしても難しくなります。出入口や非常口までの動線を塞がないようにします。

プライバシーを確保するための備品については、自治会におすすめの避難所パーテーションも参考にしてください。

手順3　受付を設置する

受付は、避難所に「誰がいるのか」を把握するための重要な場所です。入口付近など、避難者が分かりやすく、居住スペースへの動線を妨げにくい場所に設置します。

受付では、世帯単位を基本として必要事項を確認します。

• 氏名
• 世帯人数
• 住所など必要な基本情報
• 避難所内に滞在するか
• 在宅避難・車中泊など別の場所で避難するか
• 避難所生活で必要な支援や配慮があるか

避難者が一度に集中した場合は、入口で全員に長時間の聞き取りを行うと行列ができます。まず人数や緊急性を確認し、詳細な記入を別の場所で行うなど、状況に応じて受付方法を調整します。

手順4　避難者名簿を作り、人数を把握する

受付した情報は、避難者名簿へ整理します。名簿を作る目的は、単に名前を記録することではありません。

避難者数が分からなければ、必要な食料、水、毛布、トイレなどの量も判断できません。また、入所・退所によって人数は変化するため、一度作って終わりではなく更新していく必要があります。

名簿管理で特に注意すること

• 入所者だけでなく退所者も記録する
• 一時外出と退所を区別する
• 在宅避難者や車中泊避難者など、避難所外で支援を必要とする人も把握する
• 人数の変化を物資担当や統括担当へ共有する
• 個人情報が不特定多数から見えないようにする

手順5　要配慮者や体調不良者を確認する

受付時や避難所生活の中で、支援や配慮を必要とする人がいないか確認します。

重要なのは、必要以上に病名や障害名を集めることではなく、避難所でどのような支援が必要なのかを把握することです。

例えば次のような点を確認します

• 移動に介助が必要か
• トイレの使用に配慮が必要か
• 食事に配慮が必要か
• 情報を受け取る方法に配慮が必要か
• 乳幼児や妊産婦への配慮が必要か
• 服薬や継続的な医療支援が必要か
• 一般の居住スペースで生活することが難しくないか

避難所内だけでは対応できない場合は、統括・情報連絡担当を通じて自治体や保健・医療・福祉関係者につなげます。

手順6　トイレ・衛生・寝床を整える

避難所生活では、食料だけでなくトイレや衛生環境の確保が非常に重要です。

断水している場合、水洗トイレを通常どおり使えないことがあります。使用可否を確認し、使用できない場合は災害用トイレ等へ切り替えます。

生活環境担当が確認したい項目

• トイレの使用可否
• 携帯・簡易トイレ等の設置
• トイレの清掃
• ごみの分別と集積場所
• 手洗い・消毒
• 換気
• 居住スペースの通路
• 寝床の配置
• 体調不良者への対応

簡易トイレの備蓄については自治会におすすめの簡易トイレ、水については自治会で備蓄する保存水の選び方も参考にしてください。

手順7　担当別に避難所運営体制を作る

避難所運営を自治会長や防災担当など一部の人だけで行うのは現実的ではありません。長時間の運営を考えると、業務を担当別に分ける必要があります。

今回の様式では、単純な「○時～○時の当番表」ではなく、次の8つの担当に分けています。

さらに、それぞれの担当の中で「誰が主担当なのか」「誰が補助するのか」「何を実施したのか」「次の担当者へ何を引き継ぐのか」まで決めます。

人員が少ない避難所では、1人が複数の担当を兼ねても構いません。重要なのは、担当名を作ることではなく、その時点で誰が何を担当しているのかを明確にすることです。

手順8　食料・水・物資を管理する

支援物資が届いたら、届いた数量だけでなく、配った数量と現在の残数を記録します。

例えば飲料水が100本届いても、現在の避難者数や1回の配布数が分からなければ、どの程度持つのか判断できません。

物資管理で記録したいこと

• 受入日時
• 品名
• 受入数量
• 配布数量
• 残数
• 保管場所
• 不足している数量

食品については消費期限・賞味期限や保管状態にも注意します。不足が見込まれる場合は、なくなってからではなく早めに統括・情報連絡担当へ伝えます。

非常食の備蓄については、自治会で備蓄する非常食の選び方も参考にしてください。

手順9　情報掲示と生活ルールを整える

避難所では多くの情報が飛び交います。口頭だけで伝えると、人によって聞いている内容が違ったり、古い情報が残ったりします。

避難者に伝える情報は、可能な限り掲示場所を決めて整理します。

掲示する情報の例

• 自治体からの災害情報
• 給水・食料配布の時間
• 物資配布の案内
• トイレの使用方法
• ごみの出し方
• 消灯時間
• 充電場所
• 入浴等の生活支援情報
• 避難所内の生活ルール

掲示物には更新日時を入れ、内容が変更された場合は古い情報を撤去します。

手順10　避難所の状況を自治体へ報告する

避難所の状況は、自治体の災害対策本部等へ報告します。自治体から指定された報告方法や様式がある場合は、それを使用します。

報告内容の例

• 避難者数・世帯数
• 施設の被害状況
• 電気・水道などライフラインの状況
• トイレの状況
• 傷病者や支援を必要とする人の状況
• 食料・飲料水の状況
• 不足している物資
• 衛生・生活環境上の問題
• 自治体へ支援を求めたい事項

避難者数などは時間とともに変化します。報告した時刻を記録しておくと、「いつ時点の情報なのか」が分かりやすくなります。

在宅避難者・車中泊避難者も忘れない

災害時に支援を必要とする人が全員、避難所の建物内で生活するとは限りません。

自宅で生活を続けている人や、車中泊をしている人でも、食料・飲料水・生活物資・情報などの支援を必要としている場合があります。

自治体の方針に従い、避難所外の避難者についても、必要に応じて人数や支援ニーズを把握できるようにしておきます。

ペット同行避難への対応も事前に決めておく

ペットを連れて避難してくる人がいることも想定しておく必要があります。

ペットを居住スペースへ入れられるか、別の飼育場所を設けるかなどは、自治体や施設のルールによって異なります。災害が起きてからその場で決めるのではなく、平時に避難所ごとのルールを確認しておきます。

夜間や長期化を想定して引継ぎを残す

避難所運営が数時間で終了するとは限りません。夜間や翌日以降まで続けば、担当者の交代が必要になります。

このとき、「口頭で説明したから大丈夫」ではなく、未処理事項や注意事項を記録して引き継ぎます。

• まだ対応できていないこと
• 自治体へ問い合わせ中のこと
• 不足している物資
• 継続して見守りが必要な事項
• 施設・設備の注意点
• 次の担当者に必ず伝えること

担当別の役割・業務分担表にも、対応状況や引継ぎを記入できる欄を設けています。

避難所運営で使えるExcel様式集

ここまで説明した避難所運営を実際に行えるように、印刷して手書きで使うことを前提とした8種類のExcel様式を用意しました。

各ファイルは、記入欄や行の高さを広めに取り、災害時に紙へ印刷して使用しやすい構成にしています。自治体指定の様式がある場合は指定様式を優先し、こちらは自治会内の補助様式や防災訓練用として利用してください。

平時に準備しておきたいこと

避難所運営をスムーズにするためには、様式を用意するだけでは不十分です。

• 自治体の避難所運営マニュアルを確認する
• 自治会が担当する範囲を確認する
• 施設管理者との連絡方法を確認する
• 避難所の鍵を誰が管理しているか確認する
• 受付や物資置場などの配置を考えておく
• 必要な様式を印刷して保管する
• 筆記具・バインダー・養生テープなどを備蓄する
• 担当別の役割を防災訓練で試す

自治会の備蓄全体を確認する場合は、自治会の防災備蓄品一覧も参考にしてください。

防災訓練では「避難して終わり」にしない

避難所運営の準備で特におすすめなのが、今回の様式を実際の防災訓練で使うことです。

例えば、避難者役が受付票を記入し、受付担当が名簿へ反映します。その人数を物資担当へ伝え、統括担当が各担当から状況を集め、最後に避難所状況報告書を作成するところまで行います。

実際にやってみると、「受付に人が集中する」「記入する机が足りない」「名簿への転記に時間がかかる」「誰が自治体へ連絡するのか曖昧」といった問題が見つかります。

防災訓練の進め方については、自治会で防災訓練を行う方法も参考にしてください。

まとめ

自治会が避難所運営に協力するときは、避難者が集まってから対応を考えるのではなく、平時から具体的な手順と役割を決めておくことが重要です。

基本となる流れは、安全確認→開設準備→受付→避難者把握→要配慮者支援→生活環境整備→役割分担→物資管理→情報提供→状況報告です。

特に役割分担は、単純な時間帯別の当番表ではなく、統括、情報・連絡、受付・名簿、要配慮者支援、物資・食料、衛生・生活環境、安全・施設、居住・避難者支援といった担当に分け、その中の業務まで具体化しておくと動きやすくなります。

まずは地域の避難所運営マニュアルを確認し、今回の様式を印刷して、防災訓練で一度「受付から状況報告まで」を通して実施してみてください。