自治会の決算書の作り方｜分かりやすい会計報告のポイント

自治会の決算書は、1年間に「いくらお金が入り、何にいくら使ったのか」を会員に報告するための資料です。

会計担当者だけが理解できる資料ではなく、自治会員が見てもお金の流れを確認できる形にすることが重要です。

自治会の決算書に載せる基本項目

まず帳簿を締める

決算書を作る前に、年度内のすべての収入・支出が帳簿に記録されているか確認します。

• 未記帳の領収書がないか
• 自治会費などの収入が記録されているか
• 銀行の入出金と帳簿が一致しているか
• 立替払いが残っていないか

予算と決算を比較する

決算書では、予算額と実際の決算額を並べると分かりやすくなります。

大きな差額がある項目については、その理由を説明できるようにしておきましょう。

予算の作成については、自治会の予算書の作り方も参考にしてください。

通帳残高と帳簿を確認する

決算時には、帳簿上の残高と実際の資金の状況を確認します。

複数の口座や現金を管理している場合は、それぞれの残高を確認し、差異があれば原因を調べます。

通帳や印鑑などの管理については、自治会のお金を管理する方法｜通帳・印鑑・現金の管理ルールも参考になります。

分かりにくい支出には説明を付ける

「諸費」「雑費」などの項目だけでは、何に使ったのか会員には分かりません。

金額が大きいものや前年から大幅に増えたものについては、備考欄などで内容を補足すると分かりやすくなります。

決算書完成後は会計監査へ

自治会の規約等に監査の定めがある場合は、決算書や帳簿、通帳、領収書などを監査担当者に確認してもらいます。

監査については、自治会の会計監査とは？仕事内容と確認するポイントで詳しく解説します。

総会で説明しやすい決算書にする

総会では細かな数字をすべて読み上げるより、重要な増減や例年と異なる支出を説明できるようにしておくと理解してもらいやすくなります。

まとめ

自治会の決算書は、1年間のお金の流れを会員が確認するための重要な資料です。

まず帳簿と通帳等を確認し、収入・支出を確定させたうえで、予算額と決算額を比較できる形にまとめましょう。

決算後は会計監査、その後は自治会総会という流れを意識して準備すると、年度末の作業を進めやすくなります。